3.3.4.4 Copiar fórmules amb referències relatives i absolutes

Si una cel·la conté una fórmula, el contingut d’aquesta es pot copiar en un altre lloc. El que passa és que les referències de la fórmula en la casella copiada han canviat. En aquest cas s’han utilitzat referències relatives, de fet és el que per defecte utilitza Calc.

La cel·la A1 conté la dada numèrica 26, la A2, el valor 33, la A3, el valor 45 i la cel·la C3, la fórmula =A1+A2. Observau que malgrat que hi hagi el valor 59 (calculat posteriorment a la introducció de la fórmula), dins la barra de fórmules ens surt =A1+A2. Si ara copiam el contingut de la Cel·la C3 a la C4, observau què ha passat.

Hem obtingut el valor 78 i a la barra de fórmules hi ha l’expressió =A2+A3. D’això se’n diu que utilitza referències relatives. Si copiam una cel·la que conté referències, aquestes es modifiquen en relació a l’origen i al destí de la còpia. Si copiam des de C3 la fórmula =A1+A2 a C4 es convertirà en =A2+A3

Si ara el que volem és enganxar a C4 el mateix contingut de C3 utilitzant les cel·les A1 i A2, haurem d’utilitzar referències absolutes dins la fórmula de C3. Això es fa posant el signe de dòlar ($) davant la lletra i el nombre de la cel·la que no volem que canviï. Així el contingut de la cel·la C3 serà: =$A$1+$A$2 . Si ara copiam aquesta fórmula a la cel·la C4 veureu que s’ha copiat el mateix contingut, que és 59.

3.3.5.3 Listas personalizadas de llenado automático

Hemos visto más arriba como, proporcionando a Calc 2 valores en 2 celdas, al arrastrar el gestor de llenado, el programa intuye cual va a ser el contenido del resto de celdas en la zona de relleno.

Esto es así porque Calc posee determinadas listas personalizadas de relleno (meses, días de la semana…). Puede suceder que en un momento determinado necesitemos una lista personalizada para emplear estás opciones de llenado automático. Por ejemplo, supón que trabajamos en una gestoría en la que facturamos a nuestros clientes por determinados conceptos tipo (confección nominas, contabilidad, tramitación impuestos,…) que van a ser siempre los mismos. Podemos crear una lista personalizada con tales conceptos para el empleo de las opciones de llenado automático. Para ello seguimos los siguientes pasos:

1. Accedemos al menú Herramientas – Opciones. En el panel izquierdo, seleccionamos dentro de la categoría OpenOffice.org Calc, la opción Ordenar Listas.



2. En el panel derecho, aparecerán las listas personalizadas que por defecto trae Calc. A la izquierda aparecen las listas y a la derecha aparecen las entradas de la lista seleccionada. Si queremos crear una nueva Lista Personalizada, hacemos clic en Nuevo.



3. En el panel de Entradas, iremos escribiendo cada entrada de nuestra lista personalizada una debajo de la otra. Al finalizar de escribir todas las entradas, hacemos clic en Añadir.



4. Se añade la lista creada al panel de listas personalizadas disponible.
5. A partir de ahora, al escribir un elemento de la lista y arrastrar el gestor de llenado se rellenará automáticamente con las entradas de la lista creada, como puedes ver en las siguientes imágenes.

Información.- Al igual que en el explorador de carpetas de Windows, aquellas categorías del menú Herramientas – Opciones que contengan subcategorías en su interior, viene simbolizado con un signo + a su izquierda. Al hacer clic en el signo se despliega el contenido de dicha categoría. Si hacemos clic en el signo se “repliega” el contenido de dicha categoría, es decir, se ocultan los subapartados que están dentro de la misma.

3.3.5.2 Creación de series aritméticas y geométricas

Desde la opción Rellenar – Serie del menú Editar, podemos también crear series de números con progresión aritmética (se les va sumando un incremento, por ejemplo la serie 3,5,7,9…) o con progresión geométrica (se les va multiplicando un incremento, por ejemplo la serie 3,9,27, 81, 243…). Veamos que pasos seguir:

1. Seleccionamos el rango de celdas que queremos rellenar con la serie de números.



2. Vamos al menú Editar – Rellenar – Serie.



3. En el cuadro de diálogo Rellenar series configuramos los siguientes parámetros:

• Dirección.- Aparecerá por defecto seleccionada la dirección de las celdas de relleno según lo que hayamos seleccionado.
• Tipo.- Elegimos el tipo de progresión (aritmética o geométrica).
• Valor inicial.- Especificamos el valor inicial de la serie.
• Valor final.- Escribimos el valor final de la serie. Si no deseamos acotar la lista con un valor final, podemos dejar esta casilla en blanco. Calc rellenará la serie hasta llegar al final de las celdas seleccionadas.
• Incremento.- Especificamos el valor del incremento de la serie (es decir, el número que sumará o multiplicará, según el tipo de serie, a cada valor para crear la serie).

1. Hacemos clic en Aceptar. Calc de forma automática rellenará el rango seleccionado con la serie de números según lo especificado en las opciones vistas antes.

3.3.5.1 Crear series utilizando la opción rellenar del menú Editar

El proceso visto anteriormente de llenado automático haciendo uso del botón que aparece en la celda, puede ser llevado a cabo utilizando también el comando Rellenar del menú Editar. Vamos a verlo con el siguiente ejemplo:

1. Seleccionamos el rango de celdas que queremos rellenar con los días de la semana:



2. Accedemos al menú Editar y seleccionamos la Opción Rellenar – Series.



3. En el cuadro de diálogo Rellenar Series, dejamos las opciones que aparecen por defecto. Ha de estar activada la casilla Relleno automático. Hacemos clic en Aceptar.



4. De forma automática, Calc rellenará el rango seleccionado con los días de la semana.

3.3.5 Herramientas de llenado automático.

Calc es capaz de entender ciertas entradas de texto o número como comienzos de una serie, con lo cual se podrá, de forma rápida, rellenar un rango con una serie escribiendo únicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un llenado rápido es:

1. Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie.



2. Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna.



3. La serie se repetirá a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas.

Alguna de las entradas que entiende como comienzos de serie son:

Entrada de la serie (una sola celda)	Serie obtenida después del llenado
Enero
Lunes
Producto 1
Texto 1
1er Periodo

Una forma más interesante de utilizar el botón de llenado es poner datos en las dos primeras celdas de la serie. Calc analiza estos dos primeros datos y completa el resto de los datos con una progresión aritmética:

Nota: En la primera serie del ejemplo anterior, hemos introducido las fechas 01/01/1996 y 01/02/1996. Para que aparezcan en el formato de la imagen tendríamos que cambiar el formato de ambas celdas como veremos más adelante. Simplemente seleccionamos las celdas y accedemos al menú Formato – Celdas… En la solapa Números, seleccionamos la categoría Fecha y de las diferentes opciones de formato de presentación de fechas seleccionamos el formato MMM-AA (tres dígitos o letras para los meses y 2 dígitos para el año). De no existir este formato, podremos introducirlo nosotros desde la parte inferior de la ventana en el apartado Código del formato, tal y como te muestro en la siguiente imagen:

El segundo ejemplo de la serie de la tabla anterior tiene el formato DD-MMM. Procederíamos de la misma forma para asignarle dicho formato a las fechas.

3.3.4.3 Opciones de Pegado Especial

Veremos más adelante, en lecciones posteriores, que una celda, aparte de contener datos (números, texto, fechas, fórmulas,…) tendrá asignadas una serie de propiedades y características que conforman el formato de la misma, como pueden ser: apariencia del número o texto, alineación, fuente utilizada, color de fondo,…

Cuando utilizamos el comando pegar, tras haber realizado un copiar o cortar, la información pegada se refiere tanto a los datos como a los diversos formatos aplicados a la celda o celdas copiadas.

Calc permite realizar un pegado especial más completo, para ello, una vez que hemos copiado el contenido de alguna celda desde el menú Editar seleccionamos Pegado especial y se abre el siguiente cuadro de diálogo:

En el apartado selección podemos indicar qué queremos pegar del rango de origen en el rango de destino:

• Pegar Todo.- Pega todo el contenido de las celdas, las notas, los formatos y los objetos en el lugar seleccionado para pegar.
• Cadena de caracteres.- Sólo pega las celdas que contienen cadenas de texto.
• Números.- Sólo pega las celdas que contienen números.
• Fecha y hora.- Sólo pega las celdas que contienen valores de fecha y hora.
• Fórmulas.- Sólo pega las celdas que contienen fórmulas.
• Notas.- Pega las notas que se adjuntan a las celdas.
• Formatos.- Pega las características de formato del rango de origen.
• Objetos.- Pega los objetos contenidos dentro del área de celdas seleccionada (diagramas, objetos de dibujo…).

Desde el apartado Desplazar celdas podemos definir las opciones de desplazamiento de las celdas de destino cuando se pega el contenido del portapapeles:

• No desplazar.- Las celdas pegadas sustituyen a las celdas de destino.
• Abajo.- Las celdas de destino se desplazan hacia abajo al pegar las celdas desde el portapapeles.
• Derecha.- Las celdas de destino se desplazan a la derecha cuando se pegan las celdas desde el portapapeles.

En el apartado Opciones tenemos las siguientes posibilidades:

• Ignorar celdas vacías.- No pega las celdas en blanco que existieran en el área de origen en el área de pegado. Es decir, si en el área de origen hemos seleccionado celdas que estuvieran en blanco, cuando realizamos el pegado con esta opción, el contenido de las celdas de la zona de pegado que se corresponda con las celdas en blanco, será respetado.
• Transponer: Cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las columnas en filas. En el ejemplo, se muestra la aplicación de esta opción:



• Vincular.- Esta opción realiza una copia vinculada del rango de origen en la zona de destino. Básicamente lo que hace es introducir en las celdas de destino la referencia a la celda de origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor en la celda de origen, se modificará en la de destino.

3.3.4.2 Copiar celdas o rangos

Utilizando el portapapeles:

1. Seleccionamos la celda o el rango de celdas que deseamos copiar.
2. Llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:

• Menú Editar – Seleccionamos Copiar.



• O bien, utilizamos el botón de la barra de herramientas Estándar.
• O bien, pulsamos la combinación de teclas + C
• O bien, hacemos clic con el botón derecho sobre lo seleccionado y en el menú contextual escogemos la opción Copiar.

1. Pegamos lo seleccionado.- Para ello no es necesario seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la primera celda del rango. Para Pegar disponemos de varios métodos:

• Menú Editar – Seleccionamos Pegar.



• O bien, utilizamos el botón de la barra Estándar.
• O bien, pulsamos la combinación de teclas + V
• O bien, hacemos clic con el botón derecho sobre la primera celda del rango de destino y en el menú contextual seleccionamos la opción Pegar.

Utilizando el ratón:

Para copiar una celda o un rango de celdas mediante la técnica de arrastrar y soltar utilizando el ratón procederemos de la siguiente forma:

1. Seleccionamos las celdas que queremos copiar.
2. Situamos el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado (el puntero aparecerá en forma de flecha normal).
3. Hacemos clic con el ratón, y, manteniendo pulsada la tecla de nuestro teclado, sin soltar el botón del ratón, arrastramos el bloque seleccionado hasta copiarlo en la posición que deseemos.
4. Cuando se arrastra, Calc, visualmente, nos indicará con una marca donde se copiará el rango seleccionado al soltar el ratón.

Copiar a lo largo de una fila o columna:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.



2. Situar el cursor del ratón sobre el cuadro de llenado (esquina inferior derecha de la celda), toma apariencia de cruz negra.



3. Picar con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastrar la selección en dirección de una fila (a celdas contiguas de su derecha) o una columna (a celdas contiguas por debajo de ella) hasta la última celda en la que se quiera realizar la copia.

Copiar a otras hojas:

1. Seleccionar la celda o rango que se quiere copiar.



2. Seleccionar la opción Copiar del menú Editar.
3. Acceder a la hoja en la cual se quieren copiar los datos y situar el cursor sobre la celda donde se desean poner los datos.



4. Acceder al menú Editar y seleccionar la opción Pegar.

Este último método para copiar aunque puede resultar más lento que los anteriores sirve para realizar cualquier tipo de copia y es el más universal, además a la hora de pegar tenemos diferentes opciones desde el comando Pegado Especial como veremos a continuación.

3.3.4.1 Operaciones de mover celdas o rangos

Utilizando el Portapapeles:

1. Seleccionamos la celda o el rango de celdas que deseamos mover.
2. Llevarlo al portapapeles mediante alguna de las siguientes opciones:

• Menú Editar – Seleccionamos Cortar.



• O bien, utilizamos el botón de la barra de herramientas Estándar.
• O bien, pulsamos la combinación de teclas + X
• O bien, hacemos clic con el botón derecho sobre lo seleccionado y en el menú contextual escogemos la opción Cortar.

1. Pegamos lo seleccionado.- Para ello no es necesario seleccionar todo el rango de destino, basta con seleccionar la primera celda del rango. Para Pegar disponemos de varios métodos:

• Menú Editar – Seleccionamos Pegar.



• O bien, utilizamos el botón de la barra Estándar.
• O bien, pulsamos la combinación de teclas + V
• O bien, hacemos clic con el botón derecho sobre la primera celda del rango de destino y en el menú contextual seleccionamos la opción Pegar.

Información: Si al cortar una celda o rango de celdas, en la nueva ubicación hay ya datos existentes, el programa avisará de ello permitiendo anular el desplazamiento o sobrescribir las celdas. Lo mismo ocurrirá en el caso de realizar una copia.

Utilizando el ratón:

Para mover una celda o un rango de celdas mediante la técnica de arrastrar y soltar utilizando el ratón procederemos de la siguiente forma:

1. Seleccionamos las celdas que queremos cortar o mover.
2. Situamos el puntero del ratón en alguno de los bordes del rango seleccionado (el puntero aparecerá en forma de flecha normal).
3. Hacemos clic con el ratón, y sin soltar el botón, arrastramos el bloque seleccionado hasta dejarlo en la posición que deseemos.
4. Cuando se arrastra, Calc, visualmente, nos indicará con una marca donde se colocará el rango seleccionado al soltar el ratón.

3.3.4 Cortar, copiar y pegar

Con Calc podremos copiar o cortar (mover) celdas desde una localización de la hoja de cálculo:

• A otra localización dentro de la misma hoja.
• A otra hoja de cálculo dentro del mismo archivo.
• A otro archivo de hoja de cálculo.
• A otras aplicaciones como por ejemplo OpenOffice Writer.

Para realizar las operaciones de copiar y cortar en Calc podemos:

• Utilizar el Portapapeles.
• Utilizar el ratón, mediante la técnica de arrastrar y colocar.

Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción cortar borra los datos de la ubicación de origen.

Información: Cada vez que se quieren intercambiar datos desde un documento a otro, dentro de la misma aplicación o entre aplicaciones distintas; la información que se desea cambiar, se almacena en una zona determinada de memoria, llamada portapapeles, destinada a guardar de forma temporal este tipo de información hasta hacer uso de la misma. Mediante los comandos copiar y cortar, se coloca en el portapapeles la información seleccionada para que, después, con el comando pegar se coloque en otra ubicación.

3.3.3 Celda Activa

En la hoja de cálculo siempre hay una celda activa que se distingue de las demás por tener su contorno remarcado como indica la figura siguiente (sería el equivalente al cursor en otros programas: nos indica dónde estamos para trabajar). Si se ha realizado la selección de un rango la celda activa se localiza en la última celda del rango seleccionado.

1. Celda:

1. Rango de celdas:

1. En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:

• El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma.



• Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al situar cerca del borde es el de flecha blanca.



• Cuadro o gestor de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratón sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina.

La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas.