Modificar y eliminar notas (Primeros pasos)

Para modificar el contenido de una nota o comentario:

1. Nos situamos en la celda que tiene la nota.
2. Ir al menú Insertar/Nota o bien seleccionar la opción Mostrar nota del menú de contexto.
3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su contenido
4. Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.

Para eliminar una nota o comentario:

1. Nos situamos en la celda que la contiene.
2. Ir al menú Insertar/Nota o bien seleccionar la opción Mostrar nota del menú de contexto.
3. Seleccionamos el cuadro que contiene la nota y pulsamos la tecla Supr.
4. También, para eliminar una nota de una celda, podemos situarnos en la celda, pulsar la tecla Supr y en el cuadro de diálogo dejar marcada la opción Notas y desactivar el resto de opciones. Hacemos clic en Aceptar y se eliminará la nota de la celda.

Insertar notas (Primeros pasos)

Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un número o una fórmula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos también se le puede adjuntar un comentario o una nota. Los comentarios son útiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para anotar como funciona una fórmula compleja o para informar de su contenido a otros usuarios.

Los pasos para insertar una nota son:

1. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario.
2. Ir al menú Insertar/Nota.
3. Se abrirá un cuadro para escribir el contenido de la nota o comentario.
4. Escribir dentro del cuadro.
5. Para terminar, hacer clic fuera del cuadro.

Una celda que tiene un comentario se distingue de las demás porque tiene un triangulo rojo en su parte superior derecha y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.

Para mostrar de forma permanente una nota o comentario, podemos seleccionar la opción Mostrar nota que aparece en el menú contextual, al hacer clic con el botón derecho sobre la celda que tiene la nota.

Introduciendo fórmulas (Primeros pasos)

Para introducir una fórmula se puede teclear directamente en la celda, o bien se escribe sobre la barra de fórmulas, procedimiento mas seguro y aconsejado para algunos usuarios. Para ello indicamos con el ratón, o las teclas de cursor, las celdas a las que se quiere hacer referencia en la fórmula.

Práctica:

Si se desea introducir la fórmula =B7-C4/D4 en la celda D8 se deben seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en la celda D8 (en la que queremos introducir la fórmula).
2. Picar en el cuadro de contenido de la barra de fórmulas (opcional)
3. Teclear el signo =
4. Hacer clic sobre la celda B7 (mas cómodo) o bien escribir B7 (apreciar como se va construyendo la fórmula en la celda y en la barra de fórmulas).
5. Teclear el operador -.
6. Hacer clic en la celda C4.
7. Teclear el operador /.
8. Hacer clic en la tecla D4.
9. Hacer clic en el botón Aceptar o Validación de datos de la barra de fórmulas o pulsar Intro.

Al terminar de introducir una fórmula, en la celda se visualizará el resultado de la misma, y en la barra de fórmulas veremos la sintaxis de dicha fórmula. Coloquialmente se podría decir que la barra de fórmulas no miente, ya que siempre mostrará el contenido interno de la celda.

Introduciendo datos (Primeros pasos)

Para introducir un texto o un número en una celda :

1. Situarse en la celda en la cual se quiere introducir el dato, bien con el ratón o con el teclado.
2. Introducir el texto ó numero correspondiente. Observa como conforme comenzamos a insertar la información, la barra de formulas se activa. A partir de este momento podremos modificar el contenido de la celda también desde la barra de fórmulas.
3. Hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas o bien pulsar la tecla Intro (esto es mas cómodo).
4. En el caso de que deseemos cancelar la introducción de alguno de los datos, podemos hacer un clic sobre el icono cancelar o pulsar la tecla Esc.

Actividad 6 (Primeros pasos)

Nota:

• Esta actividad es optativa (supone 2 décimas de punto en la nota final de la segunda evaluación)
• Enviar la hoja de cálculo a profeinframis@gmail.com en formato ods. El asunto del email ha de ser el siguiente: “1batx – actividad calc optativa primeros pasos – nombre y apellidos”

Supongamos la siguiente situación de trabajo:

Necesitamos calcular la nómina mensual de un trabajador.

En primer lugar, nos disponemos a recopilar información del trabajador en cuestión y recogemos los siguientes datos (también consultamos con nuestro asesor de cómo realizar la nómina):

• Fecha Inicial del mes: 01/01/2007
• Fecha final del mes: 31/01/2007
• Días de cálculo: La diferencia entre las fechas expuestas anteriormente.
• Salario Base: 595,67 €
• Incentivos: 200,00 €
• Rendimientos Brutos del trabajador: La suma del salario más el incentivo.
• Porcentaje de aportaciones a la seguridad social: 6,35% que se calculará del rendimiento o salario bruto.
• Retención IRPF: 10% aplicable también sobre el rendimiento bruto.
• Deducciones a aplicar: La suma de la cuota de la seguridad social y la retención del IRPF.
• Salario Neto a percibir por el trabajador: La diferencia entre el rendimiento bruto y las deducciones practicadas.

Con toda esta información, vamos a confeccionar en Calc un pequeño modelo de hoja de cálculo que nos sirva para calcular esta nómina. En la imagen te ofrezco una forma de organizar los datos para que puedas completarlo sin problemas rellenando las casillas que aparecen en color con las fórmulas que creas oportunas.

Actividad 5 (Primeros pasos)

Situación real de trabajo:

Supongamos que nos dedicamos a poner suelos (pavimentar) superficies rectangulares (por ejemplo, canchas polideportivas tales como pistas de balonmano, frontones,…). El cliente, para poder nosotros calcular el presupuesto, deberá aportarnos tres datos: Largo, ancho y precio del metro cuadrado del material elegido por él para colocar, según catálogo que se supone que ya tiene el cliente.

Teniendo en cuenta que disponemos de millones de celdas para organizarnos el trabajo en Excel, confeccionar una hoja de cálculo en donde se calcule un presupuesto de pavimentación (poner suelos) para superficies rectangulares teniendo en cuenta los siguientes datos:

• Se solicitarán al usuario introducir los datos de largo y ancho de la superficie a pavimentar, así como el precio metro cuadrado del tipo de suelo deseado.
• La superficie se calculará multiplicando largo por ancho.
• El importe de la mano de obra se calculará teniendo en cuenta que colocar un metro cuadrado lleva media hora de trabajo y que la hora se cobra a 20 Euros (meditar la operación que hay que realizar).
• El IVA es el 16 % del importe total (material + mano de obra).
• Sabiendo que 1 Euro equivale a 166,386 Ptas. de antes, calcular sólo, el importe final con impuestos tanto en Euros como en Ptas. (recordar que si hay que realizar una operación con un valor fijo como en el caso de los Euros, se introducirá ese valor en una celda y se operará con esa celda en la fórmula correspondiente).

No es necesario aplicar formatos a las celdas (colores ni negritas…) porque se verá en capítulos posteriores.

Aportamos en la siguiente imagen, una organización de datos en celdas que puede servir de orientación para el planteamiento del ejercicio.

Actividad 4 (Primeros pasos)

Per introduir una fórmula sense haver d’escriure-la tota, n’hi ha prou amb escriure els valors constants i els operadors. Les referències a les caselles les seleccionarem amb el ratolí.
Ara fareu una activitat guiada on es calcularà la següent fórmula: =23+(A1-B2)/C2
Seguiu pas a pas les indicacions:

• Escriviu els valors següents a les cel·les corresponents:

A1 = 75
B2 = 20
C2 = 5

• A la casella A2, Escriviu: =23+(
• Seleccioneu amb el ratolí la cel·la A1. Observeu com aquesta casella te la vora color diferent per assenyalar que està activa.
• A continuació escriviu: -
• Seleccioneu la casella B2 amb el ratolí. Si us fixau a la barra de fórmules veureu que fins ara hi tenim escrit: =23+(A1-B2
• Escriviu: )/
• Finalment seleccioneu la cel·la C2 i premeu INTRO

Si heu seguit correctament els passos, el resultat que figura en la cel·la A2 és 34
Si provau de canviar el contingut de les cel·les A1, B2 o C2, veureu com també canvia el resultat.

Actividad 3 (Primeros pasos)

Crear la tabla que muestra la figura, siendo los datos que contiene de tipo texto y número. Una vez creada la tabla introducir para cada columna la fórmula que utilizarías para realizar las operaciones planteadas. El objetivo del ejercicio es que practiques con la introducción de fórmulas y el empleo de los diferentes operadores aritméticos.

Una vez completada la tabla, modificar los datos que contienen las celdas de tipo número. Observar que los resultados de las fórmulas irán cambiando según se realicen las modificaciones en las celdas de las cuales dependen. Las fórmulas se actualizan automáticamente y en tiempo real.

Actividad 2 (Primeros pasos)

Determina si las siguientes relaciones son correctas. Caso de que no sean correctas, utilizando Calc proporciona el resultado correcto.

	El resultado es 8
	El resultado es -8
	El resultado es 100
	Es equivalente a 60
	Es equivalente a 25
	Esta formula calcula el número de días transcurridos entre 16-08-98 y el 31-10-99
	Proporciona la fecha 20 de diciembre del año en curso.

Contenido de las celdas (IV) (Primeros pasos)

FÓRMULAS

Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

Una fórmula admite un máximo de 1.024 caracteres y habitualmente está compuesta por números, operadores y direcciones (referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que ya vienen pre-hechas con Calc. Las funciones se tratarán en temas posteriores.

Los operadores utilizados en la creación de fórmulas son los siguientes:

Operador	Valor
+ -	Positivo, negativo (como signo)
%	Porcentaje
^	Exponente
* /	Multiplicación, división.
+ -	Sumar, restar (como operación)
&	Concatenación de textos
= <>	Igual, distinto a
<	Menor que
>	Mayor que
<=	Menor o igual que
>=	Mayor o igual que

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma fórmula existe un operador de suma y otro de multiplicación, primero se efectúa la multiplicación y luego la suma. Si varios operadores en una fórmula tienen igual preferencia, éstos se evalúan en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la fórmula.

Para alterar el orden de evaluación de los operadores en una fórmula se puede hacer uso de los paréntesis:

Consejo.- Siempre que escribamos una fórmula con mas de una operación, es interesante usar los paréntesis para evitar posibles errores de prioridades. Eso sí, abriremos tantos como cerraremos.

MUY IMPORTANTE.- Todas las fórmula han de comenzar con el signo igual, de lo contrario Calc las interpretará como texto. Por ejemplo, la fórmula B5+B8 está mal. Debería ser escrita =B5+B8. Las referencias a celdas en las fórmulas podemos escribirlas en mayúsculas o minúsculas indistintamente.

Algunos ejemplos de fórmulas válidas son los siguientes:

Fórmula	Operación que realiza
=20*4	Realiza la multiplicación (80)
=A3*15%	Halla el 15% del contenido de la celda A3
=A4-B2+D7	Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el de la D7
=C3*(A10+B3)	Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de C3
=C7+D6^8	Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de C7
=F12^(1/2)	Halla la raíz cuadrada del contenido de la celda F12
=H17&”Enero”	Concatena el texto contenido en H17 con el texto Enero
=”3/10/98″-”5/6/99″	Resta las dos fechas y devuelve el número de días transcurridos entre ambas
=F7>=63	Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es mayor o igual que 63 y Falso si no lo es

Los textos y fechas dentro de las fórmulas deben ir entre comillas.

Consejo importante: Cuando en una fórmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la fórmula (=B5*10%), especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. Así la fórmula debería quedar: =B5*C20. Esta es la técnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la fórmula, cambiaríamos simplemente el contenido de la celda C20.

Advertencia: Cuando en una celda, el resultado numérico que exista (como resultado de una fórmula por ejemplo), presente en la celda: ### no deberemos asustarnos. Es una manera que tiene Calc de comunicarnos que el resultado es tan ancho que no cabe entero en la anchura actual de la columna de esa celda y que, antes de mostrarnos un resultado numérico (un saldo, un sueldo, un importe…) de forma truncada, no nos lo muestra, presentando esos símbolos de almohadilla (#) para advertir de que tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se encuentra esa celda. La anchura de una columna se cambia desde la línea separadora que existe entre todas las columnas en la línea de títulos de columna (A B C D…). Esto de estudiará más adelante.